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· Équipe Konforme
Conversion Guide Factur-x

Comment convertir un PDF ordinaire en Factur-X EN 16931 : guide pratique

Pourquoi un PDF ordinaire ne suffit pas

Un PDF classique, même bien présenté avec toutes les mentions légales, n'est pas une facture électronique structurée. Il manque la couche XML CII (Cross Industry Invoice) qui permet aux logiciels de comptabilité et ERP de traiter automatiquement les données sans ressaisie manuelle.

La réforme 2026 impose que les factures soient lisibles à la fois par les humains et par les machines. C'est précisément ce que réalise la conversion en Factur-X.

Ce que la conversion ajoute à votre PDF

Lors de la conversion, Konforme génère un fichier XML CII complet à partir des données que vous fournissez et l'embeds dans votre PDF selon la spécification PDF/A-3. Le résultat est un fichier qui :

  1. Ressemble exactement à votre PDF original (même mise en page, même logo)
  2. Contient un fichier factur-x.xml en pièce jointe interne (non visible à l'écran)
  3. Déclare dans ses métadonnées XMP le profil EN 16931 et la version 1.08
  4. Respecte le standard PDF/A-3 pour l'archivage longue durée

Les données nécessaires pour la conversion

Pour générer le XML CII, Konforme a besoin des informations suivantes :

Vendeur (émetteur) : - Raison sociale, adresse complète - SIRET (14 chiffres) - N° TVA intracommunautaire (ex. : FR12345678901) - Email (identifiant électronique BT-34)

Acheteur (destinataire) : - Raison sociale, adresse complète - SIRET - N° TVA (optionnel) - Email

Facture : - Numéro, date d'émission, date d'échéance - Devise (EUR par défaut) - Lignes : description, quantité, prix unitaire HT, taux TVA, catégorie TVA

Paiement : - Mode de paiement (virement, prélèvement, carte…) - IBAN et BIC si virement

Notes obligatoires réforme 2026 : - Pénalités de retard (art. L.441-10 Code de commerce) - Indemnité forfaitaire de 40 € (art. D.441-5) - Mention escompte (même si aucun escompte n'est accordé)

Étape par étape avec Konforme

Étape 1 : Préparez votre PDF

Votre PDF doit être un fichier ordinaire (pas protégé par mot de passe, pas chiffré). Si vous avez un logiciel de facturation, exportez la facture en PDF avant de la soumettre.

Étape 2 : Remplissez le formulaire

Rendez-vous sur /convertir et : 1. Déposez votre PDF dans la zone de dépôt 2. Cliquez sur « Analyser le PDF » — Konforme tente d'extraire automatiquement les données visibles 3. Complétez ou corrigez les champs pré-remplis 4. Vérifiez les notes obligatoires (textes par défaut fournis)

Étape 3 : Générez et téléchargez

Cliquez sur « Générer Factur-X ». En quelques secondes, vous téléchargez un fichier facturx_[numéro].pdf — votre facture originale enrichie avec l'XML EN 16931 embarqué.

Étape 4 : Validez le résultat

Passez immédiatement votre Factur-X dans le validateur Konforme pour confirmer la conformité. Un rapport 100 % conforme signifie zéro erreur XSD, zéro erreur Schematron, et PDF/A-3 validé.

Limitations et cas particuliers

PDF scanné (image) : si votre PDF est un scan, Konforme peut toujours le convertir, mais l'extraction automatique des données sera très limitée. Vous devrez remplir le formulaire manuellement.

PDF avec formulaires interactifs : les PDF avec champs interactifs non aplatis peuvent poser des problèmes de compatibilité PDF/A-3. Imprimez-les en PDF avant conversion.

Factures d'avoir (type 381) : Konforme supporte le type code 381. Sélectionnez « Avoir » dans le champ Type de document.

Plusieurs taux de TVA : le formulaire accepte plusieurs lignes avec des taux différents (20 %, 10 %, 5,5 %, etc.). Les totaux par taux sont calculés automatiquement.

Intégration dans votre workflow

Si vous émettez plus de quelques dizaines de factures par mois, la conversion manuelle une par une devient vite fastidieuse. Dans ce cas, envisagez :

La réforme approche : commencez dès maintenant à tester votre flux de facturation.